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ESCLARECIMENTOS SOBRE EVENTOS
 
 
         
   

À comunidade da Sociedade Brasileira de Computação

Com intuito de retardar o agravamento da pandemia do Coronavírus, o Ministério da Saúde, secretarias de saúde, estaduais e municipais, diversas instituições de ensino e empresas, têm adotado medidas drásticas de contenção social com a suspensão de atividades presenciais em grupos e restrições de mobilidade. 

Como antevemos em nosso primeiro comunicado do dia 13 de março, tais medidas terão forte impacto nos eventos da SBC programados para 2020: congressos, conferências, simpósios, workshops e escolas regionais.

No intuito de contribuir com os esforços coletivos de contenção da pandemia, ao tempo em que mantemos o essencial em funcionamento, já instituímos temporariamente a modalidade de trabalho “home office” para todos os nossos funcionários da sede. Nessa mesma direção, e para garantir o fluxo necessário na divulgação de trabalhos científicos/tecnológicos sendo produzidos por nossa comunidade, recomendamos que os eventos programados sejam realizados de forma online ou adiados, de acordo com os seguintes procedimentos.

 

Eventos do primeiro semestre:

Para os eventos presenciais do primeiro semestre, suspensos por determinação de autoridades sanitárias, recomendamos uma das alternativas:

 

1. Realização do evento de forma online.

Os eventos passariam a ser realizados de forma online, utilizando-se de todos os recursos disponíveis, tais como palestras pré-gravadas,  transmissões online, fóruns de discussão, etc. As chamadas de trabalho, processos de seleção e publicação, seguem os calendários e os padrões normalmente utilizados por meios digitais. Os valores das inscrições precisam ser repensados para refletir as novas matrizes de custo, com restituições nos casos cabíveis. Datas de realização podem ser mantidas como previstas ou sofrer pequenos ajustes conforme a necessidade e de acordo com o entendimento de organizadores e respectivas Comissões Especiais. Eventos temáticos, como os nossos simpósios, são os mais propícios para essa alternativa, seguindo, inclusive, o que já parece ser uma tendência em conferências internacionais face à COVID-19.

 

2. Adiamento do evento presencial.

Os eventos seriam reprogramados para datas futuras. A grande dificuldade dessa opção é, primeiramente, o estabelecimento de datas futuras em um cenário de extremas incertezas. Outras dificuldades são: o choque com outros eventos da SBC já programados para o segundo semestre; conflito com o calendário internacional de eventos da mesma área; o choque com eventos de outras áreas distintas da computação, todas disputando os mesmos espaços para o segundo semestre; e, finalmente, o acúmulo de trabalho para os funcionários da sede;  tendo que lidar com uma quantidade maior de eventos para o mesmo período. Por último, precisamos lembrar que algumas pessoas poderão estar inseguras ou mesmo com restrições de mobilidade, dependendo da localidade das respectivas residências, no país ou exterior. Por tudo isso, essa é uma opção para ser avaliada com muita cautela, que pode, inclusive, resultar em comparecimento reduzido, comprometendo as finanças dos respectivos eventos. Obviamente que questões contratuais precisam ser avaliadas caso a caso, assim como ajustes nos valores de inscrição, devoluções, etc. Eventos com muitas trilhas temáticas, cursos, debates, exposições, e assembleias, seriam mais propensos a essa alternativa dada a dificuldade de realização online com êxito aceitável, a exemplo do CSBC e algumas Escolas Regionais.

 
Eventos do segundo semestre:

Para eventos de segundo semestre as recomendações são as mesmas, mas a decisão pode ser adiada para o prazo máximo de três meses anteriores à realização do evento. Por exemplo, se o evento está previsto para 20 de julho, a divulgação da decisão sobre o formato e datas de realização seria 20 de abril, e assim por diante. Essa antecedência mínima é necessária para permitir aos organizadores se prepararem para o espaço digital ou presencial, conforme a decisão e as circunstâncias de cada local. Participantes, especialmente os não residentes na região do evento,  precisam também de tempo mínimo para planejar suas viagens.

Lembramos que essas são recomendações gerais. As decisões de cada evento devem ser tomadas, caso a caso, por seus organizadores, em diálogo com as respectivas Comissões Especiais e Diretoria da SBC.

 

Raimundo Macêdo
Presidente da SBC
17 de março de 2020